Zarządzanie dokumentami – kluczowy proces w firmie

Zarządzanie dokumentami – kluczowy proces w firmie

Jednym spośród najczęściej spotykanych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu między innymi na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami firm i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego jako workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
„automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument (poznaj więcej) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zadanie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument (poznaj instrukcje stanowiskowe bhp) szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład wyrażają zgodę na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących sprecyzowane zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to swoiste cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty i umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania konkretnejfirmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.