Każda firma w Polsce posiada ogromną liczbę dokumentów – co uczynić, kiedy nie są już potrzebne? I co z innymi podmiotami?

Każda firma w Polsce posiada ogromną liczbę dokumentów – co uczynić, kiedy nie są już potrzebne? I co z innymi podmiotami?

Gdy ktoś powołuje do życia w Polsce firmę, nie zawsze zdaje sobie sprawę, jak mnóstwo różnych ”papierów” będzie musiał zbierać i magazynować. Poczynając od przeróżnych pism urzędowych, pozwoleń, FV, aż po akta pracownicze i korespondencję. W jakimś miejscu trzeba je przechowywać. A gdy przestają być już niezbędne? Niszczenie dokumentów nie jest wcale tak łatwą sprawą.

szafka na dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Przede wszystkim trzeba oddzielić te archiwalne i wciąż użyteczne, od tych zbędnych. Później mieć w pamięci to, że niszczenie dokumentów musi odywać się w dany sposób. Nie można ich najzwyczajniej w świecie złożyć i wyrzucić na wysypisko. Muszą być odpowiednio pocięte, tak, by nie możliwości odczytania z nich żadnych informacji – to bardzo ważne przy tzw. danych wrażliwych. Interesującym rozwiązaniem na pozbycie się dokumentacji, niezawierającej tak ważnych informacji jest recykling dokumentów. Okazuje się, że to nic trudnego, nie wymaga wiele zachodu, a zbędny papier może być raz jeszcze przetwar www.destroy.pl – niszczenie dokumentów księgowychtów księgowych

Ponadto – wasza firma nie musi być za to odpowiedzialna sama! Dzisiaj w naszym kraju istnieje wiele firm, które recykling dokumentów mają w swej ofercie. Na ogół wygląda to tak, że firma przywozi do danego zakładu swe zaplombowane kartony i ustawia je w ważnych miejscach biura (bardzo dobrym miejscem najczęściej jest pomieszczenie ksero). Zatrudnione w firmie osoby mogą do nich wrzucać niepotrzebny, zużyty papier. Gdy pudła się wypełniają, firma od recyklingu zabiera je z biura. Co ważne – później niszczy (ciekawostka – można poprosić, by ten proces był sfilmowany!), a zlecający otrzymuje certyfikat. Nieco odmienna sprawa ma się z zakładami państwowymi i placówkami oświaty.

Źródło: destroy.pl – recykling dokumentów– recykling dokumentów

Te muszą nade wszystko robić brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (na przykład – arkusze ocen). Zasadniczo brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, zdarza się jednakże, iż czyni się to rzadziej (najczęściej dotyczy do jednak niewielkich archiwów). Niezwykle istotną informacją w tym temacie jest to, że, by tego typu partie dokumentów zniszczyć, zgodę musi zawczasu wyrazić dyrekcja określonej placówki.