Jak ustrzec dokumenty przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwizacja w akcji

Jak ustrzec dokumenty przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwizacja w akcji

Sporo zakładów pracy, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego ma obecnie kłopot z zniszczeniem, czyli brakowaniem zbędnych papierów. Rozwiązaniem tej uciążliwej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w działaniach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w zakładach państwowych mogą być niszczone tylko po uzyskaniu zgody z archiwum państwowego, jednak aby ją uzyskać firma musi posiadać uporządkowane archiwa, co jednak w wielu przypadkach nie jest czymś oczywistym.

Wszystkie omawiane tutaj informacje pod adresem są bardzo ciekawe, zatem nie zwlekaj dłużej, tylko odszukaj większą ilość wiadomości, które Cię ciekawią.

Bardzo często jest to czasochłonna praca wymagająca wielkiej dozy cierpliwości i informacji na temat dzisiejszej i przeszłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi być instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), znaczy to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od załatwienia sprawy) musi być w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione archiwista może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą należy zniszczyć.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności przystępuje się do przygotowania protokołu brakowania akt. Polega to na odnotowaniu] wszystkich dokumentów przeznaczonych do wybrakowania oraz uzyskaniu akceptacji dyrektora danej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół przesyła się do odpowiedniego archiwum państwowego.

Nie zwlekaj! Jeśli zaintrygował Cię nasz watek, to idź w kolejną stroną. Tam oczekuje na Ciebie ciekawa informacja (http://www.antykistarocie.pl/skup-ksiazek/). Sądzimy, że w taki sposób uda nam się rozwiązać wszystkie Twoje wątpliwości.

Po otrzymaniu pozwolenia na wybrakowanie akt trzeba skontaktować się z firmą, w której odbędzie się utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam trzeba szukać właściwych partnerów – zajrzyj na stronę LRG Łódź . Przeważnie są to przedsiębiorstwa całościowo zajmujące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego typu firmie nieodzownym jest sprawdzenie czy posiada ona wszelkie potrzebne uprawnienia, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet przysłowiowa Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat, jak również w zakresie ochrony danych osobowych.

Nieodzownym jest sprawdzenie rzeczonych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich pozwoleń grążą surowe kary. Jeśli chodzi o przedsiębiorstwa prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, aczkolwiek warto zachowywać procedury dotyczące omawianego procesu nawet w niewielkiej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt jest możliwe zachowanie porządku w dokumentacji, a także uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być dla nas użyteczne.

Warto odpowiednio prowadzić dokumentację swojej firmy, mimo, iż niejednokrotnie wymaga to wielkiej dozy pokory i cierpliwości. Czas poświęcony na usystematyzowanie dokumentacji powraca w dwójnasób, gdy musimy szybko znaleźć jakieś ważne pismo.